Kompendium wiedzy o usługach rachunkowych

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe
Decyzja o wyborze biura rachunkowego wiąże partnerów biznesowych na długi czas, dlatego ważne jest, aby wybór był przemyślany i dokonany w oparciu o możliwie obiektywne czynniki.

Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, przedsiębiorca powinien mieć świadomość pewnych zagadnień i móc odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

  1. Jakie prace składają się na obsługę rachunkową?
  2. Ilu klientów obsługuje biuro?
  3. Czy biuro posiada certyfikat Ministerstwa Finansów?
  4. Czy osoba, które bezpośrednio będzie zajmować się firmą przedsiębiorcy wykazuje się odpowiednio szeroką wiedzą, potwierdzoną egzaminem i uzyskanym certyfikatem?
  5. Czy biuro jest ubezpieczone od Odpowiedzialności Cywilnej?
  6. Czy w razie potrzeby pilnej konsultacji biuro zapewnia pomoc także poza standardowymi godzinami pracy?
  7. W jaki sposób przekazywane będą dokumenty pomiędzy klientem a biurem?
  8. Czy dokument księgowe przechowane są po stronie klienta czy biura?

Zakres prac rachunkowych świadczonych przez biura rachunkowe jest na ogół podobny, gdyż wynika on z wymogów prawa: jest nim rachunkowość podatkowa oraz obsługa kadrowo-płacowa. Niektóre biura rachunkowe starają się jednak zwiększyć obowiązkowy zakres o rachunkowość finansowo-zarządczą, dając przedsiębiorcom na miarę ich potrzeb, możliwość pełnego wglądu w kondycję finansową firmy.
Jeżeli mamy szczególne potrzeby, warto je zawczasu omówić, ponieważ to, co nam wydaje się oczywiste, dla biura może już takie nie być. I tak na przykład:
Nie spełni naszych oczekiwań biuro, z którym kontakt jest ograniczony, sprowadzający się do pośrednictwa firmy kurierskiej. Wtedy nie możemy zadać księgowej ważnych dla nas pytań i skonsultować z nią bieżących i przyszłych spraw.

Czy wielkość biura rachunkowego ma znaczenie dla klienta? Teoretycznie każde profesjonalnie biuro rachunkowe powinno świadczyć usługi na tym samym poziomie.
Jednak w praktyce mogą tu zaistnieć pewne różnice, istotne z punktu widzenia klienta..

Duże biuro

Duże biuro

W dużym biurze klient, wśród wielu innych tam obsługiwanych, staje się bardziej anonimowy. Jeśli niefortunnie nałoży się na to chaos organizacyjny oraz rozproszona odpowiedzialność czasem występująca w dużych organizacjach, może to negatywnie odbić się na jakości pracy z jego dokumentami i niekorzystnie wpłynąć na wynik księgowy. Z kolei zaś, ze względu na potencjalnie szerszą specjalizację, zaproponowane mogą zostać klientowi usługi komplementarne, wykraczające poza standardową rachunkowość, takie jak ubezpieczenia lub kredyty. 

Małe biuro

Małe biuro

Z reguły wyróżnia się ono dwoma cechami:

  • Nie tylko deklarowaną, lecz również realizowaną w praktyce, indywidualną opieką nad klientem,
  • Nieszablonowością działania, polegającą na sprawniejszej komunikacji z klientem i szczegółowym uwzględnianiu jego potrzeb.

Niewielkie biuro tworzy zdecydowanie bliższą relację z klientem. Oznacza to między innymi gotowość do rozwiązywania jego pilnych problemów poza standardowymi godzinami pracy, a także z reguły większa dbałość o powierzoną przez klienta pracę.

Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych koniecznie wymagane jest zezwolenie Ministerstwa Finansów, zwane Certyfikatem bądź Świadectwem Kwalifikacyjnym. Za jego brak grożą sankcje karne. 

Kto wbrew przepisom ustawy (...) prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Artykuł 79 Ustawy o Rachunkowości

Trzeba jednak wiedzieć, że

Certyfikat lub równoważne mu Świadectwo Kwalifikacyjne (zwane potocznie licencją) jest imienne. Oznacza to, że nie jest wystawiane na podmiot gospodarczy, jakim jest biuro, a na konkretną osobę.

Warto sprawdzić, kiedy i w jaki sposób certyfikat został wystawiony. Rok uzyskania certyfikatu podawany jest za jego numerem identyfikacyjnym. Jeżeli został uzyskany niedawno, nie można wykluczyć, że doświadczenie zawodowe osoby, która go otrzymała jest jeszcze niewielkie. Do uzyskania certyfikatu, oprócz innych warunków, wymagana jest bowiem tylko dwuletnia praktyka zawodowa, co jak na ogrom i złożoność polskich zagadnień podatkowych jest czasem stosunkowo niedługim, nie gwarantującym należytych efektów.

Więcej INFORMACJI o certyfikacie na stronie Ministerstwa Finansów

Aby obniżyć cenę usług, dość powszechną niestety praktyką biur rachunkowych jest zatrudnianie do obsługi klientów osób o podstawowych bądź niewystarczających kwalifikacjach, a sam certyfikat posiada jedynie właściciel lub jeden zatrudniony pracownik. Potwierdzeniem tego niekorzystnego stanu rzeczy są zamieszczane przez biura rachunkowe ogłoszenia w prasie o poszukiwaniu pracowników, od których nie wymagany jest ani certyfikat ani odpowiednio długi staż pracy, z którego wynika praktyka i doświadczenie zawodowe, niezbędne w działalności rachunkowo-podatkowej.

Ze względu na zawiłość prawa podatkowego (nierzadko interpretowanego odmiennie nawet w sądowym orzecznictwie) zdarzyć się może, iż mimo dołożenia wszelkich starań biuro dokona kwalifikacji operacji gospodarczej, która zostanie podważona przez organy skarbowe. W rezultacie podatnik może ponieść konsekwencje finansowe. W takim przypadku ma on prawo zażądać odpowiedzialności za błędną w ocenie organów decyzje biura. Warto więc sprawdzić,  czy biuro posiada ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej, gdyż dla podmiotów zajmujących się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wymóg taki został prawnie narzucony.

Kto wbrew przepisom ustawy (...) prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych (...) bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia (...) podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Artykuł 79 Ustawy o Rachunkowości
Gdy biuro takiego ubezpieczenia nie posiada, zrekompensowanie przez biuro poniesionych strat klienta będzie w praktyce bardzo trudne.

Zakres i przedmiot ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2008 r. nr 234 poz. 1576).

Pobierz dokument ze strony Ministerstwa Finansów

Niepisanym standardem współpracy pomiędzy firmami są godziny pracy biurowej, najczęściej rozumiane jako przedział od 9 do 17 w dni robocze. Działalność gospodarcza klientów wybiegać jednak może, co nierzadkie, poza te ramy czasowe. Gdy nieoczekiwanie pojawiają się w niej skomplikowane zagadnienia mające wpływ na finanse firmy, pożądane jest, by klient miał poczucie, że na pomoc kompetentnej, doświadczonej osoby, może liczyć również poza godzinami pracy biura.

Biuro powinno wykazywać się w tym względzie elastycznością i oferować sposób najbardziej dogodny dla klienta. Część klientów woli comiesięcznie odwiedzić z dokumentami siedzibę biura i przy okazji osobiście porozmawiać z księgową. Inni zaś wolą najchętniej "nie dotykać dokumentów" i stąd  (jak i z oszczędności czasu) decydują się na przekazanie ich bez wychodzenia z własnej firmy. W takim przypadku lokalizacja biura nie ma znaczenia z punktu widzenia klienta, gdyż to przedstawiciel powinien odwiedzić siedzibę klienta lub być gotowym na spotkanie w innym zaproponowanym miejscu. Dodatkowym rozwiązaniem jest przekazywanie części przynajmniej dokumentów za pośrednictwem Internetu.

Biuro rachunkowe potrzebuje dokumentów do oceny merytorycznej i wykonania stosownych zapisów księgowych. Najbardziej korzystną dla klienta sytuacją jest, kiedy po zakończeniu okresu rozliczeniowego, biuro zwraca dokumenty, a na swoje potrzeby zachowuje zapisy księgowe w posiadanym systemie informatycznym. Wówczas klient wszystkie dokumenty ma zawsze "pod ręką" i nie musi tracić czasu na kontakt z biurem, kiedy potrzebuje sięgnąć do informacji w nich zawartych.


Powiązane artykuły

Jak porównywać
Jak porównywać oferty usług księgowych

Jedną z pierwszych czynności, jakie zwykle wykonujemy porównując oferty jest porównanie cen. Zachowanie takie jest całkowicie naturalne, tym bardziej, że cechę, jaką jest cena, porównać jest bardzo prosto...  DALEJ

Tania księgowość
Tania księgowość

W obecnej sytuacji rynkowej występuje duża potrzeba ograniczania wydatków firmy do minimum. Jest to zrozumiałe i w pełni uzasadnione. Warto jednak wiedzieć, w jakich przypadkach może nie być to opłacalne...  DALEJ