Kompendium wiedzy o usługach rachunkowych

Jak prowadzić księgowość w swojej firmie

Jak prowadzić księgowość firmy
Czas spowolnienia gospodarczego skłania do ostrożnego podejmowania decyzji wpływających na finanse firmy. Z jednej strony dotyczy to kwalifikacji zdarzeń gospodarczych w księgach, z uwzględnieniem optymalizacji skutków podatkowych, z drugiej zaś minimalizacji kosztów ponoszonych w związku z prowadzeniem rachunkowości.

Można wyróżnić cztery modele związane z prowadzeniem ewidencji podatkowo-księgowych w firmie, które wiążą się tak z różnym wydatkiem, jak i konsekwencjami oraz korzyściami dla przedsiębiorcy:

  1. Samodzielnie przez przedsiębiorcę
  2. We własnym zakresie za pomocą portalu internetowego
  3. Zatrudnienie księgowej lub stworzenie działu księgowego w firmie
  4. Obsługa przez wyspecjalizowaną firmę (outsourcing usług)

Samodzielne prowadzenie rachunkowości ma jedną niewątpliwą zaletę: wiąże się z najmniejszym wydatkiem. Jednak cała odpowiedzialność za prawidłowe prowadzanie rachunkowości spoczywa wtedy na przedsiębiorcy. Prowadzenie rachunkowości na własną rękę może być szczególnie dużą pokusą w przypadku prostej działalności gospodarczej. Jednak nawet w takiej sytuacji może być to spore ryzyko, bowiem rozbudowane i często niespójne przepisy podatkowe kryją wiele pułapek czyhających na przedsiębiorcę. Dlatego w praktyce, tylko osoby z dużym doświadczeniem, a przede wszystkim śledzące na bieżąco zmiany podatkowe oraz interpretacje przepisów, są w stanie prawidłowo poprowadzić rachunkowość firmy. Rzadko który przedsiębiorca, koncentrujący się na rozwijaniu własnej działalności, jest w stanie poświęcić się temu w pełni.

W poszukiwaniu oszczędności przedsiębiorcy mogą być skłonni prowadzić swoją księgowość  za pomocą dedykowanych portali internetowych z oprogramowaniem księgowym. Może być to rozwiązanie wygodne, a zarazem pozwalające nieco obniżyć koszty bezpośrednio związane z obsługą księgową. Jednak przy podejmowaniu decyzji o prowadzeniu swojej księgowości w modelu księgowości internetowej, należy wziąć pod uwagę szczególnie dwie kwestie: 

Internetowe systemy proste w obsłudze mogą być bardzo zdradliwe, ze względu na niewiedzę ich użytkowników.  W modelu on-line bardzo często to od przedsiębiorcy wymagana jest wiedza księgowo-podatkowa i mimo wskazówek dostępnych w systemie informacyjnym portalu, może nie być on w stanie rozwiązać bardziej złożonych zagadnień. Jest to o tyle ryzykowne, że w przypadku części zagadnień może nawet nie być świadom ich istnienia. Decydując się na taką formę księgowości, warto zatem sprawdzić, najlepiej w regulaminie, kto powinien martwić się o prawidłowość rozliczeń i kto w efekcie ponosi odpowiedzialność za błędy: właściciel portalu czy przedsiębiorca.

Niezależnie od odpowiedzialności karno-skarbowej przedsiębiorcy, niewiedza przedsiębiorcy może powodować, że nie korzysta on w pełni z przysługujących mu ulg, bądź prawnie dozwolonych rozwiązań zmniejszających wysokość zobowiązań podatkowych. W efekcie może stracić więcej niż zaoszczędził rezygnując z zatrudnienia księgowej lub zaangażowania tradycyjnego biura rachunkowego.

Oprócz możliwości popełnienia błędów, internetowa księgowość prowadzona bez stałego nadzoru osoby, która dysponując profesjonalną wiedzą mogłaby szeroko spojrzeć na całość zagadnień występujących w firmie, nie zapewnia korzystnego podatkowo ujęcia każdej z operacji gospodarczych, w kontekście przeszłych oraz planowanych zdarzeń w firmie.

Zatrudnienie księgowej lub - w większych firmach - stworzenie działu księgowego rozwiązuje problem właściwego objęcia opieką finansów firmy oraz obliczania zobowiązań podatkowych. Problem pojawia się jednak już na wstępie - Jak zabrać właściwą osobę na swój pokład? Przedsiębiorca nie dysponuje najczęściej wystarczającą wiedzą i doświadczeniem z zakresu rachunkowości, aby ocenić kompetencje zatrudnianej osoby.

Decydując się na przyjęcie osoby na stanowisko w księgowości trzeba liczyć się z koniecznością ponoszenia stałych kosztów zatrudnienia. Oczywiście każdy przedsiębiorca chce minimalizować koszty działalności, jednak w wypadku księgowości należy bardzo wystrzegać się chęci podawania minimalnych stawek wynagrodzenia, czy też zatrudnienia osób, które takie stawki podają. Dobry księgowy, najlepiej z certyfikatem Ministerstwa Finansów, zna swoją wartość, a tylko dzięki takiemu przedsiębiorca może mieć spokojny sen.  Ponadto warto pamiętać, że księgowy pozostaje dobry tylko wówczas kiedy stale aktualizuje swoją wiedzę. Dlatego do kosztów wynagrodzenia należałoby dodać koszty szkoleń takiego pracownika.

Stworzenie wewnętrznego działu księgowości bądź zatrudnienie etatowej księgowej może być konieczne, kiedy charakter działalności wymaga na bieżąco pilnych konsultacji księgowych i podejmowania decyzji zarządczych.  Jeżeli jednak komunikacja taka nie jest bardzo częsta, warto rozważyć współpracę z podmiotem świadczącym usługi rachunkowe, który oprócz comiesięcznego rozliczania i księgowania dokumentów, oferuje możliwość konsultacji telefonicznych i bieżącego udzielania informacji finansowej.

Oprócz szczególnych sytuacji, powierzenie obsługi księgowej firmie zewnętrznej, często nazywane obecnie outsourcingiem, jest dla przedsiębiorcy rozwiązaniem pod wieloma względami najbardziej optymalnym.

Co ważne, jest to wariant korzystniejszy kosztowo, niż zatrudnienie księgowej we własnej firmie. Po wtóre, pełen profesjonalizm usług, mobilność, elastyczność we współpracy i dyspozycyjność – jako cechy dobrego biura – powinny w pełni zrekompensować poczucie braku księgowej na miejscu.

Siedem korzyści księgowości zewnętrznej


Powiązane artykuły

Tania księgowość
Tania księgowość

W obecnej sytuacji rynkowej występuje duża potrzeba ograniczania wydatków firmy do minimum. Jest to zrozumiałe i w pełni uzasadnione. Warto jednak wiedzieć, w jakich przypadkach może nie być to opłacalne...  DALEJ