Kompendium wiedzy o usługach rachunkowych

Jak porównywać oferty usług księgowych

Jak porównywać oferty usług księgowych
Jedną z pierwszych czynności, jakie zwykle wykonujemy porównując oferty jest porównanie cen. Zachowanie takie jest całkowicie naturalne, tym bardziej, że cechę, jaką jest cena, porównać jest bardzo łatwo.
Nabywamy tej umiejętność już od małego, dzięki czemu potrafimy szybko podjąć wiele decyzji optymalizując odnoszone korzyści. Ile czasu tracilibyśmy na zakupach, gdybyśmy przed włożeniem każdej rzeczy do koszyka, analizowali etykiety wszystkich produktów z kategorii, do której wkładana rzeczy należy? Negatywne skutki, jeżeli decyzja okaże się nietrafiona, są na ogół niewielkie i krótkotrwałe.
Mechanizm wyboru na podstawie ceny zawodzi jednak w przypadku usług. Zwłaszcza tych, które świadczone są w oparciu o specjalistyczną wiedzę. Do grupy tej zaliczają się w szczególności usługi rachunkowe.

Jak porównywać usługi rachunkowe-księgowe?

Ogólnie rzecz biorąc, usługi rachunkowe można porównywać biorąc pod uwagę dwie cechy:

Zakres wykonywanych prac

Jest to na szczęście względnie proste do porównania, ponieważ firmy reklamując się informacje te podają chętnie . Warto jednak zwrócić uwagę na pozorne detale i sprawdzić, czy biuro wykonuje prace spełniające szczególne potrzeby konkretnego klienta

Jakość

To kluczowa cecha, gdyż od niej zależy poprawność wyniku finansowego firmy. Porównanie jakości sprawia jednak podwójny kłopot. Ze względu na niematerialny charakter usług, ciężko sprawdzić jakość w momencie nawiązywania współpracy z firmą oraz niełatwo ją w pełni ocenić również w trakcie.  Jakość obiektywnie może zweryfikować kontrola skarbowa, ale jest to oczywiście ostatnia metoda, jakiej oczekiwałby przedsiębiorca. Nie bez powodu księgowość należy do zawodów zaufania publicznego.

Głównymi przyczynami problemów z oceną jakości usług rachunkowych są:

  • Kłopotliwość określenia, w jaki sposób jakość miałaby być mierzona, a więc również na jakiej podstawie porównywana
  • Brak wystarczającej wiedzy u przedsiębiorcy, na bazie której mógłby on ocenić fachowość biura świadczącego usługi rachunkowe

Przesłanki ułatwiające ocenę jakości

Bardzo trudno ocenić jest jakość w jednoznaczny sposób. Na szczęście jednak istnieją przesłanki, które rozpatrywane w łączny sposób mogą dużo o niej powiedzieć:

Rekomendacje

Polecenie usług jest dobrym punktem wyjścia do ogólnej oceny jakości. Ważne jednak, aby pochodziło ze źródła do którego mamy wysokie zaufanie, czyli najlepiej od osoby, którą dobrze znamy. W szczególności, z bardzo dużą rezerwą podchodzić należy do opinii internetowych, gdyż w wielu wypadkach przestały być już wiarygodnym źródłem wiedzy.
Rekomendacje, chociaż dają ogólne spojrzenie, mogą nie być wiarygodne w sytuacji, gdy osoba polecająca nie dysponuje wiedzą fachową konieczną do zweryfikowania pracy biura. Wówczas pozytywna ocena może wynikać na przykład z niskiej ceny usług.

Cena usług

Cena jest pierwszym testem, papierkiem lakmusowym jakości.

Niska cena

Oznacza przyjęcie przez biuro cenowej strategii konkurowania.

Dla biuro rachunkowego, które realizuje strategię konkurencji za pomocą niskich cen charakterystyczne mogą być:

  • Nastawienie na masową obsługę i brak zaangażowania w sprawy klientów. Ze względu na skalę działania odejście niezadowolonego klienta pozostaje praktycznie nieodczuwalne.
  • Zatrudnianie pracowników o niewystarczających bądź minimalnych kwalifikacjach
  • Przeciążenie pracowników ilością pracy, skutkujące błędami rachunkowymi
  • Częsty brak inwestowania w aktualizowanie wiedzy i rozwój kompetencji pracowników

Cena umiarkowana

Umiarkowana cena jest sygnałem, że biuro świadomie nie decyduje się na wojnę cenową. Utrzymuje poziom kosztów, dzięki którym oferowane usługi mają właściwy standard, przynoszący największe korzyści dla przedsiębiorcy.

Cena rażąco wyższa od przeciętnej

Nie jest prawdopodobnie powiązana z dalszym wzrostem jakości, natomiast może świadczyć o niskiej efektywności kosztowej, bądź też wynikać z uznawania się przez biuro za szczególnie prestiżowe. Bardzo wysoka cena charakterystyczna jest dla dużych centrów finansowo-księgowych znanych światowych marek.

Częstotliwość kontaktu ze strony biura

Brak lub rzadki kontakt z przedsiębiorcą ze strony biura podczas okresu rozliczeniowego, nie musi oznaczać, że wszystko jest w porządku. Jest to najprawdopodobniej sygnał, że biuro ignoruje wymagające wyjaśnienia nieprawidłowości w dokumentach, bądź pracuje pobieżnie i w ogóle ich nie dostrzega. Rozwiązywanie problemów na bieżąco to brak poważnych problemów w przyszłości.

Proaktywność w działaniu

Tak, jak w przypadku dostrzeżonych błędów, biuro może zauważać możliwości różnych kwalifikacji zdarzenia gospodarczego. Decyzja nie zawsze musi być prosta, zwłaszcza, kiedy jest kilka wariantów niosących skutki zarówno pozytywne oraz negatywne. W takich sytuacjach to do przedsiębiorcy będzie należała decyzja, ale dobre biuro powinno zaproponować warianty i omówić konsekwencje każdego z nich.

Czy i w jaki sposób biuro weryfikuje swoją pracę

Pomyłki są wpisane w naturę ludzką i zdarzają się nawet najlepszym. W księgowości jedno zero więcej może spowodować błędne naliczenie i odprowadzenie podatku. Dlatego bardzo ważne jest,  aby praca osoby bezpośrednio księgującej zdarzenia firmy była weryfikowana przez kogoś innego. Dotyczy to nie tylko sprawdzenia prawidłowości kwalifikacji zdarzenia, ale również weryfikacji poprawności danych.

Krótki okres funkcjonowania na rynku bądź niedawno otrzymany certyfikat Ministerstwa Finansów

Mogą, choć nie muszą, świadczyć o niewystarczającym jeszcze doświadczeniu. Przy znacznym stopniu skomplikowania i niejasności polskich przepisów prawno-podatkowych, nabywanie wiedzy o ich interpretacji oraz umiejętność właściwej kwalifikacji zdarzeń gospodarczych wymaga czasu.

Brak certyfikatu Ministerstwa Finansów lub obowiązkowego ubezpieczenia OC

Jest to sytuacja bardzo ryzykowna dla przedsiębiorcy, ponieważ biuro funkcjonuje niezgodnie z prawem. Jeżeli przyczyną tego jest nieznajomość podstawowych przepisów regulujących pracę podmiotów usługowo prowadzących rachunkowość, można przypuszczać, że osoba prowadząca biuro nie będzie również znała w wystarczającym stopniu przepisów podatkowych. Jeżeli jednak biuro funkcjonuje w taki sposób świadomie, prawdopodobnie jedynym obiektem jego zainteresowania jest chęć szybkiego zysku, nie klient i jakość świadczonej dla niego pracy.


Powiązane artykuły

Tania księgowość
Tania księgowość

W obecnej sytuacji rynkowej występuje duża potrzeba ograniczania wydatków firmy do minimum. Jest to zrozumiałe i w pełni uzasadnione. Warto jednak wiedzieć, w jakich przypadkach może nie być to opłacalne...  DALEJ